У дневном рјечнику, израз "Све иде по плану". То значи да се све дешава како је замишљено, без и најмањег изненађења или изненађења. Али зашто је то тако важно? Зашто вам је потребан план акције? Шта је то? Да ли је могуће постићи циљеве без унапријед одређеног реда дјеловања? Да ли је план потребан само за радне задатке или је незамјењив у животу? Како научити планирати вријеме? Да ли је то тешко? Постоје ли ефикасне технологије? Планирамо наредних десет минута да се упознамо са овим питањем.
Шта је план?
План је намерна акција која је неопходна за постизање циљева постављених у временском року. Укратко, припрема плана се састоји од следећих компоненти:
- Постављање циљева - постављање циљева;
- Дизајн - програм акције;
- Дизајн варијанте - избор неколико идеја;
- Рок - рокови;
- Дефиниција ресурса - шта је потребно, гдје га треба добити;
- Одређивање извођача - ко ће извршити задатак;
- Фиксирање резултата - израда модела, плана или пројекта.
На пример, фирма жели да пласира нову линију производа. За почетак, формулирајте циљ и циљеве. Направите скице примерног програма акције, дефинишући стратегију и тактику. Затим одредите рокове за задатак, све његове подставке. Затим трагају за неопходним ресурсима, њиховим изворима, и одређују области одговорности појединих извођача. Коначно, они бележе мисли на физичком медију (папир или дигитални документ), почињући да их примењују. Ова шема је поједностављена, јер постоје различите врсте планирања. Њихова имплементација подразумијева испуњавање одређених посебних захтјева.
Које врсте припрема плана постоје?
Типологија планирања је опсежна, разликује се по обиму, времену, објектима, садржају, дубини, преданости, редослиједу, рачуноводству, подручјима, координацији планских одлука. У ствари, све је прилично једноставно и логично. Дакле, планови су:
- По опсегу:
- Опште - узети у обзир све детаље задатка;
- Делимично - описују специфичне елементе.
- У смислу имплементације:
- Дугорочно - подразумијева стратегију развоја за период од више од 5 година.
- Средњорочни - период од године до пет година;
- Краткорочно - ријешити текуће проблеме (до 1 године).
- По објектима:
- Циљеви плана - постављање циљева;
- План средстава - дефиниција буџета и опреме;
- Извршни план - именовање одговорног;
- Програмски план - Израда одговарајућих програма;
- Акциони план - разумевање потребног напора.
- Садржај:
- Тактички план - услови за остваривање циљева;
- Стратешки план - главни правац рада;
- Оперативни календарски план - спецификација и постављање рокова;
- Пословни план - обрачун свих показатеља који играју улогу у постизању циља.
- У зависности од дубине:
- Агрегирани - узети у обзир опште параметре;
- Детаљно - израчунајте све могуће детаље.
- По обавези:
- Обавезна (директива) - строго прописана;
- Необавезно (индикативно) - препоручљиво.
- У зависности од реда извршења:
- Наређено - захтијева секвенцијално извршење;
- Ванредно - појављују се по потреби;
- Клизна - предлажемо могућност проширења.
- По рачуноводственим подацима:
- Тврди планови - обавезно поштовање свих прописа;
- Флексибилни планови - способност одступања од датог курса;
- Теско-флексибилни планови - комбинација флексибилних и ригидних планова.
- По апликацији:
- Маркетинг - дефинисање глобалне стратегије компаније;
- Финансијско - разумевање економске компоненте;
- Производња - материјално-техничка база;
- Истраживање - формирање основног концепта;
- Индивидуално - структурирање личних перформанси.
- Координацијом у времену:
- Симултани планови - састоје се од једне фазе;
- Секвенцијски планови - одвијају се у случају дугог процеса који се састоји од одвојених фаза.
Наведени типови планова су у већини случајева универзални и могу се користити како за корпоративне сврхе, тако и за побољшање особне ефикасности. На пример, могу се користити за састављање дневног плана. Шта је то? Хајде да разговарамо даље.
Који је дневни план?
План дана - промишљен низ акција за дан који је пред нама. Стручњаци за планирање саветују да то буде два пута. Први пут - увече, а други - ујутро, узимајући у обзир могуће промене.
Најбоље је имати на уму физиолошке карактеристике особе, узети у обзир дневне биоритме. На пример, мождана активност се активира од 10.00 до 12.00. Током овог периода можете заказати најважније задатке.
Даља енергија пада. Треба да се надопуни за време ручка. Онда је потребно омогућити телу да се опусти, одмори. Од отприлике од 14.00 до 16.00 сати поново се активира интелектуална и креативна активност. У овом тренутку је прикладно одржавати састанке или размишљати.
Ближе до 17.00х постоји врхунац физичке кондиције. Препоручљиво је посветити се спорту или активностима на отвореном. Затим слиједи вечера, опуштање.
Схватајући њихове најпродуктивније временске интервале, лакше је за овај период сликати важне задатке како би га што ефикасније и ефикасније провели.
Методе планирања
Међу разноврсним опцијама за израду планова, постоји неколико најефикаснијих, које су посебно популаризовале присталице управљања временом:
- АБЦ планнинг;
- Еисенховер Матрик;
- Гантт цхарт;
- СМАРТ планирање;
- ГТД техника.
Ове методе се могу примијенити одвојено или у комбинацији. Сваки од њих је ефикасан у рјешавању специфичних проблема, фокусирајући се на специфичан аспект планирања. На пример, избор приоритета, постављање циљева или случајеви наручивања.
АБЦ Планнинг
Овај начин израде планова је дјелимично упоредив са Паретовим правилом, према којем 20% напора доноси 80% резултата и обрнуто. Ако научите да идентификујете најпродуктивније области, они ће обезбедити "лавовски део" успеха. Дакле, АБЦ методологија се заснива на одређивању приоритета, према њиховој важности:
- А - најзначајнији задаци (по правилу их је више од 15%, али они дају око 65% резултата);
- Б - питања од просјечне важности (има их око 20%, а ефикасност њихове имплементације је унутар 20%);
- Ц - нису важни задаци (обезбедити 15% успеха када се попуни 65% времена).
Утврђујући и концентришући своје напоре на извршавање задатака из категорије А, особа значајно побољшава своју личну или радну ефикасност, јер мање времена троши на бескорисни рад.
Еисенховер Матрик
Ефикасно планирање, засновано на избору приоритета, које је добило име по америчком команданту и председнику Двигхту Давиду Еисенховеру. Према овој методи, планови се морају формирати на основу важности и хитности случајева. Графички, изгледа као квадрант подијељен у четири дијела:
- Важни, хитни задаци - сектор развоја;
- Важни, не хитни задаци - квадрат неопходних послова;
- Није важно, хитни задаци - зона "рутина";
- Није важно, није хитно задатак - зона губитка времена.
Прве две тачке чине зону раста и успеха. Трећи и четврти возе људе ка рутини. Стога је боље избјегавати их приликом планирања, овладавања способности делегирања таквих задатака.
Гантт Цхарт
Добар начин да се визуализује оно што је планирано је да се направи Гантов дијаграм. Суштина методе састоји се у конструкцији трака које приказују појединачне задатке, након чега слиједи њихово постављање дуж временске оси. Употребу дијаграма колона (хистограма) за реализацију њихових планова предложио је амерички инжењер и специјалиста за научни менаџмент - Хенри Лавренце Гантт.
Ова метода функционише поред других технологија, омогућавајући вам да визуелно надгледате све фазе имплементације пројекта, као и да разумете ефикасност учињених напора.
СМАРТ планирање
То се више односи на поље постављања циљева, али без правилно постављених циљева добар план је немогућ. Према овој технологији, све циљеве треба анализирати по главним критеријумима:
- Специфичност - конкретност;
- Меасурабле;
- Доступан - доступност;
- Релевантна - упоредивост са другим задацима;
- Временски ограничено - временски ограничено.
Ако циљ испуњава ове услове, даљи развој плана неће изазвати озбиљне потешкоће, јер ће успјех бити постављен на самом почетку рада.
ГТД техника
Оригинални метод који је развио амерички стручњак и консултант за управљање временом Давид Аллен. Скраћеница ГТД значи "довршавање ствари". Ова технологија пружа јасан алгоритам акција за организовање вашег живота. Препоруке почињу правилном организацијом радног мјеста. Убудуће је потребно поједноставити све своје послове и планове, креирајући листе помоћу календарског распореда:
- Следеће активности покривају краткорочни период;
- Пројекти - задаци који се изводе дуго времена;
- Одложени - дио овлашћења делегираног некоме;
- Није обавезно - нејасна питања за неко време.
Према ГТД методи, за успјешно планирање потребно је одговорити на сљедећа питања:
- Који циљ треба постићи?
- Како ће се спроводити?
- Који је пут да се крене да би се то постигло?
Пошто су поједноставили своје задатке и одговорили на постављена питања, особи постаје много лакше да изради одговарајући акциони план и да га спроведе.
Шта је грешка у планирању?
Без обзира колико беспрекоран план може изгледати, у сваком случају, он не може бити осигуран од грешака. Њихова суштина је у претјерано оптимистичном приступу прогнозама. Упечатљив пример је посао који траје сат и по, уместо планираних 60 минута. И појединачни и колективни планови подложни су сличним нетачностима.
Главни узроци грешака:
- Недовољно коришћење претходног искуства;
- Тенденција да се пренесе жеља за стварношћу;
- Тенденција да се аргументују прошла кашњења искључиво од спољних фактора;
- Нетачности у процени и перцепцији времена;
- Површински однос према задатку.
Поред губитка времена, грешке у плановима су пуне губитака финансијских или производних ресурса, или се чак доводи у питање спровођење задатка. Стога се препоручује да се у сваки план унесе одређена "резерва" времена и труда, што ће вам омогућити маневар у случају непредвиђених околности или прилагођавања задатака.
Без обзира колико је задатак озбиљан, то ће захтијевати план за његову имплементацију. Без обзира каква ће бити размјера, на који ће се медији снимати. Главно је да се испуне сви потребни услови за његову припрему, укључујући и предвиђање неопходних напора и ресурса. Постоји много начина да се то уради, тако да треба пажљиво да прочитате сваку од њих да изаберете ону која одговара појединачно.
