Понекад, окрећући у глави задатке које треба обавити, желим да узвикнем, "а живот није довољан!". Али, у ствари, све није тако трагично као што се чини на први поглед. Читава тајна је да све ово бескрајно море ствари мора бити правилно распоређено на вријеме. То ће повећати продуктивност рада, као и извршити задатке са највећим приносом, и што је најважније, користити највреднији ресурс исправно - вријеме. Способност да правилно организујете и управљате својим временом, да га продуктивно испланирате је цела технологија која се назива управљање временом.
Сваком ко је одлучио да користи своје време уз максималну ефикасност помоћи ће основна основна правила управљања временом.
Прво правило - да би се избегло технолошко пренапрезање, уклонити непотребне факторе утицаја, било да се ради о телефонима, комуникаторима, таблетима или чак компјутерима - они преоптерећују мозак непотребним информацијама и доприносе дисперзији пажње. А употреба многих, понекад непотребних функција свих ових модерних цивилизацијских благослова може једноставно одузети лавовски дио радног дана.
Стога је неопходно такве функције свести на неопходни минимум и не расипати у секундарне и неважне ствари.
Правило два - Немојте да вас ометају "електронски разговори" на интернету, куцање дугих порука, ако постоји могућност да разговарате телефоном, а још више ако претплатник седи у суседној канцеларији. Таква кореспонденција снажно распршује пажњу, одвлачи пажњу од посла који се обавља.
Руле Тхрее - Немојте себи ускратити кратку паузу током дана. Довољно је да се за неколико минута одвучете од посла, да скинете очи са рачунара и опустите се, бит ће добро направити мале вјежбе дисања. После таквог одмора много ће лакше радити.
Четврто правило - Водите дневник и започните сваког јутра са планирањем вашег дана. Важно је израдити дугорочне планове, прописати листе важних ствари - планирање вам омогућава да се фокусирате на заиста важна питања и брзо се крећете по распореду дана.
Пето правило - у дневном планирању одредити приоритете планираних задатака, расподијелити приоритетне задатке и оне чије је провођење могуће одгодити или премјестити. Важно је планирати оквирно вријеме за њихово извршење и покушати пребацити приоритетне задатке на прву половину дана, када је њихова продуктивност највећа.
Шесто правило - Избегавајте преклапање задатака или, другим речима, мултитаскинг. Не треба да покушавате да урадите неколико ствари одједном, без обзира на то колико су на први поглед светле. Ефикасније је доследно обављати их, распоређујући време за то ујутро или на крају дана, тако да током радног времена не одврате пажњу од главног рада.
Руле Севен - Одбити да ријеши неочекиване задатке који су настали, осим у хитним случајевима. Барем док се не заврши текући планирани посао. Ако је намера да рад буде опсежан - боље је поделити на фазе - онда се могу направити мање ствари између њих.
Правило осам - ако се жели обавити креативни рад, боље је то радити у потпуној тишини, што ће највише допринијети настанку идеја - све сметње треба елиминирати (на примјер, искључити телефон).
Руле Нине - одбити непосредан састанак (било запосленог, извођача или само колеге) ако се питање може брже ријешити телефоном или е-маилом.
Руле Тен - чишћење радног простора. То се може урадити на крају радног дана, уредити документе на местима, одбацити непотребне папире и радне белешке који су изгубили своју важност. Ставку потребну за радни процес ће увијек бити лако пронаћи на свом мјесту. На крају, ред на столу је ред у глави.
