Вероватно су сви чули за потребу да размисле о својим пословима. Познато је да људи који се темељно припремају за рад пред собом постижу сјајне резултате. Али је ли планирање лако? Које су његове методе, алати и принципи да буду свесни како би научили како правилно прописати испуњење задатих задатака? Шта је стратешко планирање? Која је његова важност? Како се разликује од тактичког или оперативног календара? Да ли је потребно све њих овладати? Упознајмо се са овом темом заједно.
Шта је планирање?
Планирање поставља циљеве или циљеве, уз оптималну расподјелу ресурса који ће бити потребни за њихово постизање. Што је посао тежи, већа је потреба за квалитетном обуком. Чињеница је да је за сваки процес потребна употреба људских потенцијала и материјалних извора, као и време. Што је тачније предвиђено прије рада, мање ће се празних губитака догодити током његове имплементације..
Историја планирања почиње у античком друштву. Свет око нас је цикличан. Човек је брзо научио да предвиди промене времена, динамику популација дивљих животиња, стање вегетације. То је омогућило припрему за сјетву, жетву, скупљање, лов или риболов.
Са развојем друштва, појавом нових професија, планирање је добило напредније форме. Појава писања одиграла је велику улогу у томе, а тиме и могућност преношења великих количина информација на вањске медије (глина, папирус, пергамент, папир). Појавиле су се различите врсте планирања, о којима ће се даље дискутовати.
Врсте планирања
Припрема за предстојећи рад може имати различите облике или манифестације. Све зависи од очекиваних датума, области, објеката, као и од обима, садржаја, дубине, посвећености, приоритета, рачуноводства, координације пројектованих акција.
У смислу:
- Дугорочна - стратегија развоја за период дужи од пет година.
- Средњорочни - временски период од 1 године до 5 година;
- Краткорочни - текући задаци (до једне године).
По сферама:
- Маркетинг - одређује глобалну стратегију компаније;
- Финансијски - израчунава "математички" посао;
- Производња - дистрибуира материјалне и техничке ресурсе;
- Истраживање - црта велику слику;
- Индивидуално - помаже да се поједностави живот особе.
По објектима:
- Размишљање кроз циљеве;
- Размишљање путем средстава;
- Размишљање кроз извођаче;
- Размишљање кроз програме;
- Размишљање кроз акцију.
По опсегу:
- Опште - узима у обзир све компоненте;
- Делимично - узима у обзир значајне услове.
Садржај:
- Стратешки - одговара на питање "где?";
- Тактички - даје одговор на питање "како?";
- Оперативни календар - за рјешавање текућих питања;
- Пословни план - свеобухватна процјена предстојећег рада.
У зависности од дубине:
- Агрегирани - анализира опште параметре;
- Детаљно - разматра све могуће детаље.
По обавези:
- Обавезна (директива) - подразумијева строго придржавање захтјева;
- Опционо (индикативно) - је препорука.
У зависности од реда извршења:
- Наређено - подразумева секвенцијално извршење;
- Ванредно - ако је потребно;
- Клизање - одређује могућност проширења.
По рачуноводственим подацима:
- Чврсти временски оквири;
- Флексибилан - према околностима;
- Стифф-флекибле - комбинује два претходна типа.
Координацијом у времену:
- Истовремено - ако постоји једна фаза;
- Секвенцијално - када се пројекат може поделити у одвојене фазе.
Присуство проширене класификације не подразумева разлике у основним принципима. Прво их је основао познати теоретичар и практичар менаџмента Хенри Фајол, а касније су га допунили његови следбеници и људи истомишљеника.
Принципи планирања
Ефикасно пословно планирање се ослања на следеће основне принципе:
- Јединство и конзистентност, што значи заједничке циљеве и међусобну повезаност појединих елемената компаније;
- Важност хоризонталне координације акција и пројеката између одјела;
- Заједништво и јединство вектора кретања, међусобна интеграција;
- Партиципативност (укључивање свих учесника пројекта у рад);
- Континуитет имплементације, поштовање привремених граница;
- Флексибилност која омогућава прилагођавање;
- Присуство резерви, односно могућности за маневрисање;
- Тачност због конкретизације;
- Сложеност, која се изражава у разумијевању укупне слике;
- Ефикасност, одређена вишком резултата над трошковима;
- Рационалност у избору најбоље опције;
- Пропорционалност и баланс ресурса;
- Научна - узимајући у обзир достигнућа модерне науке и технологије;
- Детаљи који одређују дубину разумевања;
- Једноставност и јасноћа, омогућавајући да се задатак прилагоди нивоу разумевања појединих извођача;
Поштујући ове принципе, вредно је знати да они нису претјерани хир, већ права прилика да се повећа ефикасност сваког пројекта. Поготово ако су средства за припрему планова исправна. Разговарајмо о њима даље.
Алати за планирање
У генерализованој форми, алат за креирање плана је било који медијум за складиштење који помаже да се сачувају и репродукују подаци. Дуго времена, главни алати били су папир и оловка. Развој информационе технологије омогућио је трансфер планирања у дигитални свијет, штедећи вријеме, олакшавајући обраду записа. Затим се појавио велики број мобилних апликација инсталираних на паметним телефонима. Телефони су компактне величине, увек су при руци. То увелико поједностављује планирање предмета, укључујући и дневне задатке. Апликације оптимизују радни процес, јер се често креирају уз одговарајућу технологију за писање планова. О томе ћемо говорити у наредном одјељку.
Технологија планирања
Описујући сам појам "планирања", дефиниција ове ријечи укључује рационалну расподјелу снага и ресурса. Без увођења потребне технологије, то је немогуће постићи.
Припрема плана укључује сљедеће кораке:
- Основна анализа - процјена ресурса и вањског окружења, разумијевање трендова компаније, идентификација проблема и перспектива, могуће резерве;
- Дефинисање и формирање циља - главни оријентир покрета за краткорочни или дугорочни период;
- Креирање концепта развоја - методе за постизање циљева, укључујући неопходне технологије;
- Стратешко планирање - симбиоза основних идеја са главним начинима њихове имплементације;
- Тактичко планирање - одређивање потребних ресурса, њихова оптимална дистрибуција;
- Оперативни распоред - постепено прописивање свих акција;
- Усвајање плана - коначно одобрење, прихватање за извршење.
Планирање почиње анализом и разумијевањем њихових способности, даљим постављањем циљева и идентификацијом начина за имплементацију. Многи људи имају конфузију у дефиницији тактичког и стратешког планирања, па ћемо им посветити пажњу.
Која је разлика између тактичког и стратешког планирања?
Њихове разлике почињу са глобалношћу доношења одлука. Са хијерархијске тачке гледишта, стратешко планирање је основа свега. Стратегија подразумијева разумијевање смјера кретања. Најчешће се такве одлуке доносе на нивоу највишег руководства. Тактика је помоћна фаза у којој је укључена средња веза компаније. Главни задатак тактичког планирања је да идентификује начине за постизање циљева.
Стратешко размишљање обухвата дугорочну перспективу, док је тактичко размишљање примјењиво за средњорочне или краткорочне задатке. Они се разликују по степену детаља. Стратегист може да гледа на ствари глобално, док тактичар треба да обрати пажњу на све детаље те идеје.
Главно је да се држимо рада управо таквог правца - од великих размера до конкретних. Планирање радног времена треба да потиче од глобалног разумијевања мисије и циљева. Али ови принципи се примењују у свакодневном животу.
Дневно планирање
За складан живот, особа треба да одржава равнотежу између посла, домаћих питања и слободног времена. Ако многи мисле о радном времену, онда све што се дешава изван посла често постаје хаотично. То је погрешно, јер се хармонија постиже само у уређивању околног простора и ваших мисли. Тешко је бити марљив у послу, са недостатком интегритета уопште. Управљање временом је веома корисна вештина која вам помаже да сачувате снагу и уштедите ресурсе. Ако особа има неред у глави и на радној површини, губи превише енергије у проналажењу потребних информација. Успјех углавном постижу они који могу рационализирати све своје послове.
Планирање дана је пожељно за почетак од тренутка буђења., узимајући у обзир њихове физиолошке карактеристике. Генерално, може се рећи да врхунац интелектуалне активности пада на период од 10.00 до 12.00. Други временски интервал почиње у 14.00 и траје око 2 сата. Физичке способности су се значајно повећале након 17.00. Али пожељно је да се терет заустави до 18.30-19.00. То је тачно ако говоримо о дневној рутини.
Али човек такође мора да планира недељу, месец, годину, итд. Ово је стратешко планирање, које иде у тактичко планирање и завршава се свакодневно. Ако постоји глобална стратегија, треба је подијелити на мале дневне задатке који се изводе према одређеној дневној рутини.
Планирање не треба сматрати губитком времена. Напротив, омогућава вам да сачувате овај ресурс, јер јасно дефинише временски оквир за реализацију појединачних задатака. Прелиминарна обука олакшава обављање посла, чиме се ослобађа додатно вријеме за успјех и развој.
