Врло често можете чути како некоме недостаје времена. Они би успели да ураде све ако би било два до три сата више у једном дану. Истовремено, постоје људи који мирно управљају својим задацима, па чак и помажу другима. Зашто? Уосталом, први и други дан у току 24 сата. Управљање временом одговара на ово питање. Шта је то? Како можете научити да управљате својим временом? Да ли постоје ефикасне методе које помажу да се живи рационално и да раде продуктивно?
Шта је управљање временом?
Управљање временом је уметност управљања временом. То укључује методе постављања циљева, планирања, контроле, мотивације, правилног одређивања приоритета. Управљање временом можете сматрати читавим низом техника које имају за циљ побољшање особне ефикасности. Уобичајено је да се не расправља о алатима за управљање временом, већ о методама постављања циљева, мотивације, делегирања итд.
У структури ове наставе истичу се четири главна блокакоји чине "мердевине" управљања временом, на основу поређења са путовањем:
- Ефективност - Одговори на питање "како ићи?"
- Технологија - објасните "шта да наставимо?"
- Стратегија - помаже у планирању "куда идемо?"
- Филозофија - даје смисао, одговарајући "зашто ићи?"
Исправно испланирајте свој живот из четвртог блока "Зашто?" на прву ставку "Како?"
Ово је једна од главних тачака управљања временом - да одаберете глобални циљ. Даље разумјети смјер за његову имплементацију. Затим одредите механизме постигнућа. Разумјети који су алати потребни за имплементацију свих планираних корака.
Сам смисао овакве формулације проблема је рационализација рада, јер ефективност целог подухвата зависи од правилног постављања циљева и планирања.
Појава и формирање управљања временом
Управљање временом се појавило 70-их година двадесетог века. Према веровању, њен аутор је бизнисмен из Данске Клаус Моллер. Понудио је бележницу "Тиме Манагер", која је постала прототип организатора.
Лично, када су се родили темељи управљања временом, то је немогуће. Може се тврдити да су покушаји контроле личног времена направљени у старом Риму. Први писани извор су записи Луција Сенеке упућени једном од римских патриција. Он је препоручио да се упише у временско рачуноводство, да прати његово коришћење, да процени свој живот. Сенека је указала на потребу за пословним планирањем, нудећи то свако јутро. Такође, римски филозоф је нагласио важност одређивања приоритета како би се максимално користило временом.
Вероватно је схваћање времена укључено у друге цивилизације антике, јер су се људи свуда суочавали са истим задацима и изазовима. У модернијем облику, управљање временом појавило се средином 18. века и било је временски прилагођено развоју индустријске револуције.. Појавом и масовним ширењем биљака и фабрика, људски рад постаје све мање и мање овисан о природним факторима. Због тога је могуће поједноставити радне процесе.
Идеје управљања временом црвене линије кроз животе многих истакнутих људи. На пример, италијански писац и научник Леон Баттиста Алберти, који је живео у ренесанси, у својим радовима указао је на важност управљања временом. Он се усредсредио на потребу рационализације случајева, као и на свакодневно планирање. Идеолошки инспиратор "временских менаџера" своје ере био је Исаац Невтон, који је јасно структурирао принципе структуре универзума. Идеје које је он предложио навеле су многе савременике да размисле о рационализацији својих живота.
Један од најистакнутијих присташа управљања временом је био Немачки филозоф Иммануел Кантшто је побољшало свој распоред до те мјере да су комшије провјериле сат на њему.
Амерички политичар Бењамин франклинкоја је свету дала познату фразу "Време је новац", водио је лични дневник, чиме је достигао значајне висине самоконтроле. Франклинове једноставне и учинковите препоруке биле су основа многих популарних тренинга за управљање временом.
Значајну улогу у развоју управљања временом одиграо је амерички инжењер. Фредерицк Таилоркоји су поставили темеље за модерно управљање и научну организацију рада (НЕ). Тејлоризам, као теорија менаџмента, имао је опипљив утицај на повећање продуктивности.
Немогуће је не сећати се италијанског економисте Вилфредо Парето, који је формулисао светски познати принцип управљања временом "20:80". Дешифрује се на овај начин: 20% напора доноси 80% резултата и обрнуто. Ако дефинишете ово "двадесет", можете значајно повећати личну ефикасност.
Не мање значајан је и допринос 34. предсједника Сједињених Држава. Двигхт Давид Еисенховер, који је развио веома згодан метод приоритизације, назван "Еисенховер-ова матрица". Предложио је да се сви случајеви подијеле према њиховој важности и хитности. Постоје четири врсте задатака:
- Важно, хитно;
- Важно, није хитно;
- Није важно, хитно;
- Није важно, није хитно.
Обраћајући пажњу на прва два типа и избегавајући трећи или четврти, особа ће научити како ефикасније да користи своје време.
Временом су се почели појављивати временски токови управљања временом. На пример, управљање временом за жене, за мушкарце, за пословне људе, за ученике, за ученике, итд.
Популарни писци за управљање временом у 21. вијеку: Бриан Траци, Давид Аллен, Степхен Цовеи, Алан Лакеан, Дан Кеннеди, Керри Глеасон, Сир Рицхард Брансон, Даве Цренсхав, Петер Брегман, Атул Гаванде и други. менаџери времена широм света. Даље ћемо разговарати о главним идејама овог правца.
Алати за управљање временом
Основни принципи управљања временом се углавном односе на сродне теме:
- Постављање циљева;
- Планирање;
- Приоритизатион;
- Мотивација;
- Делегација
Они су логички међусобно повезани, допуњавајући укупну слику рационалног коришћења времена.
Постављање циљева
Циљ је главни оријентир који вам омогућава да не одступате од одабране руте. Постављање циљева је фундаментална теза о управљању временом која помаже да се предвиди уштеда времена прије почетка рада.
Најчешће постоји метода постављања циљева под називом СМАРТ. Ова кратица значи испуњење следећих критеријума за избор циља:
- Конкретност (специфично) - јасно разумијевање очекиваног резултата;
- Мерљиви (Меасурабле) - квантитативна или квалитативна процена;
- Досегљивост (достижна) - способност обављања задатка;
- Релевантна - потреба за имплементацијом;
- Временско ограничење - дефиниција временског оквира.
Ако овај циљ одговара СМАРТ принципу, онда ће га бити могуће постићи уз највећу могућу економију напора.
Планирање
Непостојање плана или стратегије уништило је многе обећавајуће активности. Осим свијести о циљу, треба разумјети и које су “кораке” неопходне за његову проведбу. Поред тога, пожељно је контролисати добијене резултате.
Многе методе планирања су измишљене, али у управљању временом један од најпопуларнијих се сматра строго флексибилним планирањем. Препоручује се да не планирате више од 60% дана, остављајући 40-50% распореда за непредвиђене ситуације. Пожељно је скицирати најважније задатке, при чему се поставља нека врста "резерве" за различите облике више силе. Тако ће бити могуће избећи негативне емоције од неиспуњавања или прилагођавања ваших планова. Спашавање мира је један од главних приоритета менаџмента.
Приоритизатион
Приоритет је редослед којим се обављају различити задаци. Према закону, названом "Миллер-ов новчаник", меморија особе може садржати 7 ± 2 елемента. То значи да нормална особа може лако управљати од 5 до 9 различитих случајева, укључујући хобије и кућне послове. Ако је мање, онда ће живот постати досадан, а ако буде више, онда мозак неће моћи да обради читав низ информација. Али, постоји Паретов закон, према којем 20% напора доноси 80% резултата и обрнуто. Избор приоритета вам омогућава да се фокусирате на оне активности које пружају максимални ефекат.
Једна од најбољих пракси за одабир приоритета је "Еисенховер-ова матрица", која је горе споменута у тексту. Подјелом ваших задатака, према њиховој важности и хитности, лако можете изградити хијерархију одабиром најрелевантнијих и најучинковитијих подручја.
Мотивација
Без одговарајуће мотивације, жеља за радом нестаје и продуктивност рада сведена је на минимум. Менаџер времена мора бити у стању да инспирише себе и друге. Одличан начин мотивације је "Принцип сидрења". То подразумијева одређену похвалу за обављање одређеног задатка.
На пример, школарац воли да игра конзолу, али не да ради домаће задатке. Родитељи могу са њим потписати уговор за домаћи задатак, он ће добити прилику да игра. Постепено, дете ће се навикнути на чињеницу да игру прате лекције, чиме се развија нека врста рефлекса. Слично томе, можете урадити иу случају само-мотивације.
Делегација
Способност делегирања (трансфера) њихових задатака другима, како би се уштедело вријеме, је изузетно корисна вјештина за сваког менаџера времена. Није га тешко овладати. Најважније је запамтити 10 основних принципа делегирања:
- Обезбеђивање извођача неопходном подршком;
- Одговорност за резултате свог рада;
- Прелиминарно информисање о налогу;
- Укључивање извођача у процес;
- Јасан опис очекиваног резултата;
- Формулисање норми и правила рада;
- Мотивација извођача, указивање на његове интересе;
- Одређивање права и обавеза;
- Редовно праћење у фазама имплементације;
- Предвиђање могућег неуспеха и "повратка" ауторитета.
Усклађеност са овим правилима помаже да се избегну многе "замке" делегације, од којих је најопаснија потреба за поновним радом.
Тема делегације индиректно укључује способност да се каже „не“. Поред учења како пребацити рутински рад на друге, препоручљиво је да можете одбити ако покушају да то ураде са вама.
Методе управљања временом
Поред лексикона из сродних области, управљање временом има јединствену терминологију, као и оригиналне методе. Прије свега, вриједи споменути концепт "цхронопхаге", борба с којом се помаже уштедјети значајну количину времена. Цхронопхагус буквално значи "време једећи". То су све навике, ситуације, па чак и људи који нас одвраћају од обављања важних задатака. Насупрот томе, они се сусрећу са "чуварима времена" који, напротив, помажу да се сачува овај вриједан ресурс. Иначе, скован је и појам - “бацил менаџмента времена”, што подразумева оптимизацију поред свог времена, као и дневну рутину људи у окружењу, укључујући породицу, пријатеље и запослене, који се за њих претварају у правог “чувара времена”.
Од методологије управљања временом, популарне методе се називају "Томато Метход", "Фрог Метход", "Елепхант Метход", "Свисс Цхеесе Метход" и многе друге. отхер
Томато Метход
Поред способности за рад, веома је важно научити и правилно се опустити. Али баланс између оптерећења и опоравка није увек могуће постићи. Ово је испуњено развојем умора. Генијални студент из Италије, Францесцо Цирилло, предложио је оригиналан приступ зван "Помодоро метода". Састоји се од разбијања рада у интервалима од 25 минута, који се измјењују са троминутним периодима одмора - "парадајз". Након четири таква циклуса, узима се пауза од 15-30 минута. Овај метод вам омогућава да дуже одржавате перформансе и ентузијазам.
Метода жабе
У Европи постоји израз "Једите жабу за доручак". То значи следеће. Ако ујутро обавите најнеугоднији рад, жаба, онда ће остатак дана бити испуњен позитивним емоцијама. Овај метод управљања временом има за циљ смањење стреса, нормализацију емоционалне позадине и психолошко олакшање особе.
Елепхант метход
Под "слоном" у управљању временом подразумијева се велики и неугодан задатак. Да би извршили такав задатак, за почетак, треба га подијелити на подзадатке, односно - "Сломити слона у одреске." На пример, ако је потребно извршити поправке у стану, „слон“ се може поделити у кухињу, купатило, балкон, дневни боравак, спаваћу собу. Они су, заузврат, "подељени" на левој или десној страни, итд.
Свисс Цхеесе Метход
Још једна техника за борбу против "слонова", али овога пута, без строгог уређења. Ако се неко суочи са великим задатком, не знајући с које јој стране треба “приступити”, она би требала учити од миша који гризу комаде сира случајним редослиједом. Постепено, сир се "одмрзава" на очима, претварајући се у задатак који одговара способностима извођача.
Управљање временом укључује многе међусобно повезане области. Није могуће савладати читав арсенал његових метода, али свако може имплементирати барем неке од принципа таквог управљања у својим животима. Ако то радите без фанатизма, без претварања у робота, онда ће таква вежба бити корисна, помажући да увек нађете времена за посао, лични живот и саморазвој.
