Ворк

7 ГТД чипова који ће вам помоћи да радите мање, имате више времена и не уморите се

“Очисти свој ум. То је корисније од пражњења стомака. "
Мицхел де Монтел

Данас ћу говорити о чиповима ГТД технологијато ће омогућити имате више времена, мање уморни, повећавајте ефикасност свог радасмањити количину стреса и повећати задовољство животом.

Да ли знате да ће вас ваша свијест стално подсјећати на она дјела и задатке за које сте мислили да ће их учинити, али остављени без надзора?

Сигурно је у вашем мозгу на хиљаде недовршених задатака, необрађених процеса који троше ваше унутрашње ресурсе, снагу, енергију, а ви чак и не знате да је мртва тежина. Све то ствара стрес и лишава снаге. Ви сте гори у обављању нових задатака јер је ваша глава пуна старих.

Како коначно очистити главу од свих ових информација, побољшати свој рад и живот, кажем у овом чланку.

Највјероватније сте чули скраћеницу "ГТД", која означава Геттинг-Тхингс-Доне ("Узимање ствари до завршетка", "Како ставити ствари у ред"). Ова филозофија или технологија постала је веома популарна, и захваљујући медијском извјештавању. Новинар часописа Гуардиан назвао је Давида Аллена, аутора ГТД филозофије, човека који треба да унесе ред у универзум.


ГТД није само систем за управљање временом потребан врхунским менаџерима без личног живота. То је систем за оптимизацију и организовање не само рада, већ и размишљања, свести, који даје упутства како да се "очисти" ум од непотребног менталног оптерећења, отворени простор за креативност, нове идеје и створе психолошки предуслови за удобан и организован рад. Овај систем је дизајниран за бизнисмена са милион пројеката, и за домаћицу која треба да брине о деци, оставља време да чита фикцију, и за школарца који се спрема да иде на колеџ.

Упркос чињеници да је овај феномен добро познат, не знају сви шта је то и како вам може помоћи. Дакле, данас ћу вам буквално рећи шта је на мојим прстима. Након што прочитате овај чланак, моћи ћете да унесете ред у свој живот и размишљање данас и готово одмах ћете видети позитиван резултат ових животних иновација.

Шта ме је навело да почнем да организујем своје послове?

Анксиозност и кривица не настају због вишка посла. Појављује се аутоматски када прекинете уговор са собом.
~ Давид аллен

Не тако давно, суочио сам се са потребом да организујем свој распоред рада, у којем сам открио много уских грла. Пре 10 година, због мојих проблема са концентрацијом, било ми је изузетно тешко да обављам било какав посао дуже време. Временом сам почео да радим на побољшању пажње и дисциплине. Почео сам да учим да се опуштам и испуњавам своја обећања. То је донело плодове.

Успео сам да креирам свој пројекат, ослободим га, оставим запослени и почнем да радим за себе, како сам сањао. Био сам у смислу напретка у раду на себи, што је појачано упадљивим контрастом између моје садашњости и моје прошлости. Пре неког времена нисам могао да се носим са студијем на институту и ​​једноставним ангажовањем на послу, али сада сам дисциплиновано радио за свој пројекат и људе којима је користио радећи дан за даном, сам, а не "под бичем" .

Тек тада сам приметио да то није граница. Осећај успеха у то време сакрио је од мене оне проблеме који су се формирали у организацији мог рада.

Имам велики избор радова: писма у пошти, чланке на сајту, коментаре, рад са ученицима курса "НО ПАНИЦ", итд. итд. Све ово захтева добру организацију. Схватио сам за његово одсуство због чињенице да је у пошти постојала маса непрочитаних писама, али означена као "важна". Вордовские фајлови са "плановима за 2015", "задацима за фебруар 2016" били су разбацани по хард диску. У кутијама су биле свеске са белешкама, идејама и, опет, са описом задатака које морам да обавим. Непотребно је рећи да сам врло ријетко отворио ове датотеке и провјерио са тим пописима. И то се није догодило толико због мог недостатка дисциплине, већ због чињенице да је све то имало неку врсту неугодног изгледа, узрокујући унутрашњи осјећај узалудности свих ових планерских активности.

Схватио сам да још увек немам много времена, иако сам могао више.

Генерално, покушаји да се направи организована листа задатака и, што је најважније, да се прате, стално су пропадали.

Наравно, обављала сам хитне дневне послове, али сам у исто вријеме осјетила колико је “задатака” и “идеја” обустављено. Све је то резултирало чињеницом да сам почела осјећати мање задовољства од посла. Било је дана када сам дозволио себи да завршим раније. Изашао сам на улицу, ушао на свој бицикл, али уместо да уживам у слободном времену, које не бих имао да радим у канцеларији, био сам прогоњен осећајем да нисам учинио нешто, нешто није било имао времена У мојим мислима су почели да се појављују перфекционистички ставови: "Морам да урадим више," "Не радим много." Али схватио сам да проблем није у обиму посла, већ у његовој организацији.


Зато сам одлучио да почнем да организујем свој радни простор. Покупио сам одличну књигу Давида Аллена - "Како да уредим ствари". Дуго сам чуо за ГТД систем, али тек сада сам одлучио да га боље упознам.

Шта је ГТД?

“Недовршени посао заправо остаје недовршен на два мјеста: у ствари, иу твојој глави. Недовршени посао у вашој глави апсорбује енергију ваше пажње, јер вам смета савјест.
~ Брахма Кумарис

Када сам управо добио ову књигу, очекивао сам да ћу у њој прочитати неке тривијалне савете о управљању временом, које сам упознао у другим изворима, као што су "подијелити ствари на важне и неважне", "делегирати оно што се може делегирати".

"Рецимо да сте прије десет година обећали себи да ћете очистити ормар, али данас то нисте учинили ... можете рећи да сте у овом случају чистили ормар 24 сата дневно у посљедњих 10 година!"

Међутим, аутор говори о таквом стандардном приступу "управљања временом" као ограниченог и, у многим аспектима, неефикасног. Свидјело ми се то што се Давид Аллен више не бави разматрањима "ефективног рада", већ могућностима и ограничењима људске свијести. Да би организовали своје послове тако да не дођу у сукоб са специфичностима нашег размишљања. ГТД приступ се у потпуности заснива на закључцима о томе како наш мозак ради, како акумулира информације, како рјешава неријешене проблеме.

Најосновнија психолошка премиса ове филозофије је чињеница да сваки важан задатак, било да се ради о завршетку важног пројекта или путовању у манастир за медитацију, наш мозак перципира као неразријешен, има на уму, узрокујући ментални стрес, ако не формализирамо ове задатке у облику конкретних наредних акција у оквиру екстерног система за складиштење информација.

Не будите узнемирени и не морате поново читати овај параграф! Сада ћу вам објаснити шта све то значи. Добар пример је дат у књизи "Како да уредимо ствари". Рецимо, пре десет година, обећали сте себи да ћете очистити ормар, али данас то нисте учинили. Како је ваш мозак чувао и обрађивао информације о овом задатку свих ових десет година?

Чињеница је да су психолози сигурни да наша свест у контексту постављања задатака нема појма о прошлости и будућности. Ове идеје постоје само концептуално, али нису у алгоритмима обраде информација унутар свести.

Ако себи обећате да ћете сљедећи тједан однијети аутомобил на службу и истовремено покушати задржати ову преданост на уму, ваш ум ће мислити да то морате учинити управо сада, данас, стално вас подсјећајући на то. А сутра ће се исто сматрати.

Ваш ум не може једноставно да сачува информације о њему негде у архиви, да би се подсетио на то након седам дана.

Задатак ће бити у статусу "хитно рјешење је потребно" сваки дан, док не одете на сервис.

Враћајући се на примјер нереда у ормару, можемо рећи да сте у овом случају чистили ормар 24 сата дневно посљедњих 10 година! Ваша свијест је тај задатак сматрала непотпуним, остављајући му мјесто у простору вашег сјећања, стварајући напетост и незадовољство због неиспуњеног посла.

А како би ослободили своје памћење и ослободили свој ум од недовршених процеса, подсјетници на које прождиру ваши ментални ресурси (баш као што позадински процеси на рачуналу троше процесоре и меморијске ресурсе, чинећи машину споријом), потребне су двије кључне акције.

  1. Пренесите задатак са интерне меморије (мозга) на спољашњи (рачунар, нотебоок, таблет, телефон)
  2. Одлучите шта ће бити следећа конкретна акција у вези са задатком. На пример, глобални задатак „поправљања аутомобила“ може се састојати од више једноставних корака. Прва акција може бити: "пронаћи одговарајуће дијелове на Интернету."

У овом случају, ваша свест ће ослободити унутрашњу меморију и престати да вас непрестано подсећа да то још нисте учинили. На крају крајева, све те задатке сте пренијели на вањски систем.

То су, у принципу, кључне тачке ГТД технологије на коју се све ослања. Ако разумете овај принцип, онда већ имате опште разумевање о томе шта је ГТД. Овај систем је ефективно управљање предметима, креирање идеја, које се ослања на спољашњу организацију задатака унутар записа, календаре, подсјетнике и интерну оптимизацију рада свијести.

Штавише, ова два нивоа су међусобно повезана. Спољни ред је предуслов и средство за организовану и "чисту" свест. Јасан ум вам омогућава да радите ефикасније * и мање уморни.

(* Иако користим ријеч "посао", она се не односи само на професионалне активности. У овом контексту, посао се односи на било који посао. Планирање одмора је такођер посао. Једнако као и размишљање о проблему односа са вашом другом половином).

Затим ћу говорити о неколико једноставних карактеристика овог система.

Функција 1 - Одлучите шта ће бити следећа акција.

"Када планирате своју активност (намеру имплементације) и одлучите које ћете радње извршити у ком контексту, готово се аутоматски подешавате на жељено понашање, умјесто да скупљате сву своју вољу у песницу и присиљавате се да нешто учините."
~ Д. Аллен

Ако прочитате књигу "Како ставити ствари у ред", онда ћете схватити да је то једноставно златно правило. Аутор му се стално враћа. Штавише, он је опсједнут учењем цијелог свијета да размишља о сљедећој акцији!

Да, правило је важно, али је потребно време и дисциплина да би се створила навика.

Чињеница је да се ми, по правилу, расправљамо о проблемима уопште и апстрактно. "Неопходно је да се дете боље научи", "Морам да будем мирнији да бих мање учествовао у сукобима." Наравно, треба имати на уму велику слику, али да би се ствари довршиле, потребно је прећи на сљедећи ниво планирања, наиме, размишљати о сљедећој акцији.

У оквиру примјера које смо прегледали, то би могло бити:

  • "Пронађи чланке о развоју воље, дисциплине и борбе са леношћу на Интернету. Или нађи књигу о овој теми у књизи."
  • "Прочитајте шта су технике опуштања."
  • "Закажите разговор са његовим сином о његовим проблемима у учењу."

Следећа акција не мора да буде управо физичка акција. „Размишљати о томе да ли уопште треба да идем на колеџ“ је и акција. Можете само размишљати о задатку, не нужно наставити. Али пошто сте одредили само овај корак, већ ћете ослободити део свог мозга.

Не можемо све проблеме у нашим животима ријешити. Стога је важно разумјети да је одлука "не радити ништа" такођер одлука.

Овај догађај вам омогућава не само да истоварите свијест, већ и да се напуните мотивацијом. Многи задаци, када их представљамо у нашем уму, чини се немогућим или веома тешким. "Мој Боже, морат ћу раставити цијелу љетњу колибу, ово је посао без краја!" Али за нас ће бити много лакше доћи до тога ако изнесемо план у виду следећих акција: "Пронађите праве алате на интернету". Сада је лакше, зар не? И када то урадимо, осећамо задовољство које се приближава коначном циљу.

Цхип 2- Трансфер у екстерни систем

Као што се већ сећате из овог чланка, ослањање на меморију није само непоуздано, већ и неефикасно у смислу коришћења ресурса вашег мозга. Стога, Давид Аллен препоручује да се сви задаци пренесу на екстерни систем како би се ослободила меморија.

Екстерни систем може бити таблет, телефон, нотебоок, компјутер, нотебоок. Било који практични носач са којим можете радити.

Како аутор примјећује, многи људи, након што су први пут прикупили све своје послове и пројекте, осјећају велико олакшање, осјећај ослобођења, иако понекад граничи с ужасом због разумијевања колико треба учинити!

Успут, ово је како моја листа задатака изгледа након претходне обраде. Уклонио сам одатле много непотребних ствари, које сам већ урадио или одлучио да не радим уопште. То јест, у првој фази и пре примене правила "две минуте" (о томе доле), било је много више.



Не би било сувишно рећи да би листа задатака требало да буде организована, згодна, доступна са било ког места у било које време. Неопходно је стално га ажурирати и дорадити по потреби. Потребно је да га контактирате како бисте са њим проверили статус имплементације ваших пројеката.

(То јест, не онако како је било са мном (а можда и са вама): гомиле листова и бележница на различитим местима у мом радном простору, које никада нисам адресирао.)

И наравно !!! Сваки задатак мора бити забиљежен као сљедећи корак!

Амен.

Феатуре 3 - Организујте задатке по контексту

“Није потребно много снаге да се нешто уради. Потребно је много више напора да се одлучи шта да се ради. "
~ Давид аллен

Нисам приметио да је књига давала директне препоруке о томе како разврстати задатке по приоритетима. Давид Аллен је сигуран да важност различитих задатака за нашу свијест није толико критична, јер се у нашој свијести одвијају велике и мале бриге и морамо их све испунити (или одлучити да их не изведемо). Није учињено претеривање, информација о којој се чува у уму, може вас одвратити од "важнијих" ствари. Међутим, он пружа одличан метод за организовање задатака по контексту или по нивоу енергије.

Једном сам делимично дошао на ову методу интуитивно, али онда сам то заборавио, јер је нисам формализовао и нисам је направио навику. На пример, постоји велика листа задатака. Неки задаци захтевају много енергије.

За мене је ово "Одговори на коментаре и подршку студентима", "Чланци".

За неке није довољно, на пример, "плаћање хостинга", "рад са електронским рачунима". Могу то да урадим лако када немам довољно времена за чланке.

Одлуке о томе шта да се ради сада су ми одузеле, прво, много енергије, а друго, оне су негативно утицале на мотивацију. Нисам могао да изаберем лекцију оптимално прилагођену мом енергетском нивоу, и због тога сам напустио посао, завршавајући радни дан са ноторним осећајем да нисам учинио нешто. Сада, ако имам мало снаге, и имам пуно времена, могу само обавити посао који не захтијева велике количине енергије. Могу само да погледам листу са именом "ниска енергија" и направим нешто од тога. Све генијално је једноставно!

Такође можете организовати листу задатака према контексту, на пример, "на рачунару", "у продавници", итд. У књизи су приказани многи други начини организовања.

Тачка 4 - Правило два минута

Прилично једноставно, али изузетно ефикасно правило. Ако организујемо информације о нашим пословима унутар листе подсетника, можемо бити ужаснути величином ове листе. Срећом, постоји добар и једноставан начин да га темељно очистите.

Не морате сами да снимате: "одговорите на писмо пријатеља, како ће ваше слободно време бити", ако вам овај одговор траје мање од 2 минута!

Само одговорите одмах и ослободите се главе и попис задатака из овог случаја. Када сам, након што сам прочитао књигу Д. Аллена, почео да скупљам свој поштански сандучић, тамо сам нашао много писама без одговора. Наравно, некада сам их обележавао као важне задатке, али онда сам их заборавио.

Као резултат тога, након прегледа, одговорио сам на много старих писама, и то ми није требало пуно времена. Неки од мојих читалаца су добили одговор од мене годину дана касније! Немојте се увриједити, молим вас, то је резултат пренатрпаног поштанског сандучића и неважне организације послова. Теперь я стараюсь отвечать сразу, если понимаю, что процесс чтения и обработки письма займет не менее 5-ти минут. 2 минуты - это не строго, пускай каждый сам определит максимальный временной промежуток для себя.

В общем, "правило двух минут" формулируется так. Если в ходе обработки списка задач вы обнаружите дело, выполнение которого займет меньше 2-х минут, просто сделайте его.

Фишка 5 - Записывайте идеи

Наверняка вы замечали, что самые лучшие идеи по поводу вашей работы приходят вам тогда, когда вы не работаете! Поэтому Д. Аллен советует всегда иметь под рукой что-то, что поможет вам сохранять идеи: блокнот, электронный планшет и т.д. Дело тут не только в том, что это поможет вам не забыть ценные идеи и освободить свою память от информации. Да, это тоже важно.

Аллен уверен, что "форма определяет принципы". По его словам, у человека "Может возникнуть подсознательное нежелание думать о чем-либо из-за того, что вам негде записывать возникшие идеи".

Я проверил это на себе. Когда я путешествовал в Индии, я всегда носил с собой или блокнот, или телефон, куда я мог записать мысли и идеи. И мое сознание просто фонтанировало ими. Я записывал мысли во время тряски на сиденьях индийских поездов, на вершинах живописных холмов, в развалинах старинных храмов, лежа под Солнцем или под вентилятором в гостиничном номере.

Я был спокоен, во-первых, от того, что мне было, где зафиксировать возникшие идеи, а, во-вторых, благодаря тому, что мне не нужно было всеми силами удерживать идеи в памяти, я знал, что всегда могу к ним вернуться.

Конечно, важно не только сформировать привычку записывать свои идеи, но регулярно просматривать этот список.

Цитаты, ценные правила от других людей я теперь, кстати, тоже записываю, а не пытаюсь удержать в памяти.

Фишка 6 - Не разделяйте жизнь и работу

«Несобранные открытые вопросы уравниваются с точки зрения напряжения, которые они вызывают и внимания, которого они требуют».
~Дэвид Аллен

Как я уже писал, для нашего мозга нет большой разницы между задачами: "закончить проект по работе", "обсудить проблему в отношениях с женой". И та, и другая задача занимает нашу память и расходует психические ресурсы, где бы мы ни находились, в офисе, дома или на отдыхе.

И практический вывод из этого принципа стал для меня большим открытием. Раньше я, принимаясь за работу, откладывал обдумывание личных и жизненных проблем на потом. "Ведь сейчас я работаю! Мне не до этого!" - думал я.

Но на самом деле, тот факт, что эти задачи "висят" в сознании, может мешать мне сосредоточенно и эффективно работать (здесь я имею в виду работу в обычном понимании, как профессиональную деятельность). И самое плохое, что мы можем сделать, это оставить их "висеть". Поэтому иногда имеет смысл решить какие-то срочные семейные дела, рутинные задачи, даже подумать о "философских вопросах", которые вас очень беспокоят перед тем, как сесть работать.

Понятно, что тут есть свои проблемы. Можно так надолго погрузиться в это обдумывание, что к работе так и не приступить. Поэтому необходимо подходить к этому принципу осторожно и осознанно. Другим хорошим решением будет записать себе в список задач: "подумать о смысле жизни" и освободить себе голову от напоминаний об этом.

Фишка 7 - Польза для психотерапии

«Бесплодное и бесконечное прокручивание в голове какой-то мысли снижает способность анализировать и действовать».
~Дэвид Аллен

Я не мог не подумать о применении этой технологии к области психологии и психотерапии, профилактики неврозов, навязчивых состояний, деструктивных установок.

Существуют разные методы избавления от навязчивых, негативных мыслей. Некоторые психологи рекомендуют подвергать такие мысли тщательному логическому анализу. Другие - использовать успокаивающие и реалистичные установки-аффирмации.

Я же, хоть и использую эти подходы в своей практике помощи людям с паническими атаками, понимаю то, что возможности нашей логики в состоянии тревоги и паники весьма ограничены, и всегда существует шанс, что подобный анализ будет обращен против того, кто его применяет. Поэтому я в основном рекомендую просто терпеливо не реагировать на навязчивые мысли.

Но я также думаю, что принцип "обозначить следующее действие" и "концентрироваться на цели" может быть очень хорошо использован в отношении навязчивых мыслей и негативных установок.

Скажем, вы страдаете ипохондрией.

Вы думаете: "у меня страшная и смертельная болезнь".
Хорошо, теперь подумайте: "А какое следующее действие?"
"Наверное, надо сходить провериться. Но я ведь уже был у врачей на этой неделе, анализы не показали ничего страшного!"
Все встало на свои места, не так ли?

Или у вас социофобия:

"Люди меня не принимают, я никчемный человек"

Какое следующее действие?

"Я буду работать над улучшением своих социальных качеств и начну я с… ." или/и "Я научусь принимать себя, таким, какой я есть и начну я с… ". Чаще всего требуется как первое первое, так и второе умение в комбинации для решения проблем неуверенности в себе, социофобии и т.д. Формулировка следующего действия не только настроит вас на цель, но и покажет, что достижение цели возможно!

А даже если оно не возможно, то следующее действие будет: "Я ничего не буду делать с этой проблемой. Потому что ее невозможно исправить. Раз так, зачем о ней думать?"

Данный подход поможет вам думать не о проблеме, а об ее решении! Тревожные, мнительные, беспокойные люди часто очень сильно зациклены на проблемах. "У меня мало друзей", "страх не покидает меня", "все обо мне думают плохо" и т.д. Они больше задают вопросы: "почему", чем, "что с этим делать", что только формирует новое беспокойство и ощущение беспомощности.

Но вопрос: "какое следующее действие?" сразу настраивает вас на путь решения проблемы (или решения ничего не делать), что может освободить вашу голову от целого вороха негативных, бессмысленных мыслей о проблеме. В общем, попробуйте!

Чего можно достичь благодаря GTD?

«Проблема заключается не в отсутствии творческого начала, а в том, чтобы устранить барьеры для естественного потока творческой энергии».
~Дэвид Аллен

Применение методологии GTD выходит далеко за рамки повышения эффективности труда. Поэтому, реализовав хотя бы отдельные аспекты этого подхода на практике, вы почувствуете не только увеличение производительности, но и большую ясность сознания. Цель этой системы не только в том, чтобы вы работали лучше, а в том, чтобы вы освободили свою голову от ненужных мыслей о работе, невыполненных задачах. Чтобы вы легко смогли отпустить мысли о том, чего не можете изменить или имели наготове решение для того, что нуждается в вашем действии.

У человека, который наведет порядок в своих делах, появится порядок в голове, ему будет легче концентрироваться, генерировать идеи и расслабляться.

Стоит лишь перестать судорожно вспоминать о своих обязательствах, держать в памяти массу невыполненных задач и необдуманных проблем, как наше сознание расчистится, и у нас появится больше энергии, больше сил, больше простора для творчества и новых идей. Возможно, это поможет даже и медитации? В голове будет меньше забот и проблем, следовательно, концентрация и спокойствие в медитации будут глубже. Не даром Д. Аллен использует фразу «сознание как вода» на протяжении всей книги.

GTD, по словам ее автора - это глобальная технология самосовершенствования, а не просто способ тайм менеджмента.

Лично я только недавно начал ее применять. И могу сказать, что у меня появилось большее чувство контроля над делами, большее чувство удовлетворения по поводу работы. Я стал ощущать большую радость от выполненных дел и вышел из ощущения "постоянного, нескончаемого проекта". И главное, для меня открылся большой простор для совершенствования своих дел и своей работы.

Да прибудет с вами сила записывания следующего действия в рамках внешней системы напоминаний!